Capita spesso di chiamare qualcuno in azienda e di sentirsi rispondere: “Mi scusi, non può rispondere. É in riunione. La faccio richiamare non appena si libera”.

Oppure di entrare in azienda e passeggiare tra gli uffici. Molti sono vuoti. Qualcuno penserà ancora che le assenze siano dovute per Covid. No! Le persone non ci sono perché impegnate in riunioni.

La prova di ciò è quando devi fissare in agenda un appuntamento con qualcuno. I giorni sono così fitti di riunioni che trovare uno spazio libero è spesso un’impresa!

La ricerca 

Anche il tuo calendario è sempre pieno di riunioni?

La ricerca di Benjamin Laker apparsa su HBR mostra che il 70% delle riunioni impedisce ai dipendenti di svolgere un lavoro produttivo.

Nel caso specifico della ricerca, si rileva come la produttività dei dipendenti sia aumentata al 71% grazie ad una riduzione del 40% delle riunioni.

Il fatto di fare meno riunioni portò i dipendenti a sentirsi più responsabilizzati e autonomi. Piuttosto che sentire il loro capo nel ripetere le stesse cose o nell’utilizzare una comunicazione poco incline alla sintesi e all’operatività, preferivano essere più responsabili nel portare avanti e concludere le cose de dovevano fare. Ciò portò di conseguenza ad un aumento della loro soddisfazione pari al 52%.

Riunioni sbagliate? 

Non è sbagliato fare le riunioni. Bisogna però ripensare a come si fanno le riunioni e quali obiettivi hanno. Ecco qui alcuni consigli che la ricerca di Benjamin Laker ci suggerisce:

• Sii molto selettivo su quali riunioni fare o partecipare.Cerca di distinguere le riunioni efficaci da quelle meno efficaci. È molto probabile che quelle che necessitano in tempo reale di un dialogo bidirezionale tra le persone siano più produttive ed efficienti.§
• Trasferisci le riunioni ripetitive su Zoom, Teams o Meet definendo un tempo d’inizio e fine. Chiedi a tutti di trasmettere velocemente e prima le informazioni o lo stato di aggiornamento lavori, oltre che le problematiche che stanno bloccando o rallentando il lavoro. In questo modo la riunione sarà veloce e molto produttiva per tutti.
• Per attività di lavoro asincrono utilizza strumenti digitali come ad esempio Mural (www.mural.co) i quali sono molto efficaci per riunioni di brainstorming. Mural è uno “Spazio di lavoro digitale per la collaborazione visiva”, ossia un’applicazione web online che ti aiuta a migliorare il tuo lavoro di squadra, visivamente. Ti permette di costruire, non solo un’idea, ma anche alcuni modi entusiasmanti per condividerla e implementarla con il tuo team. Ti consente di visualizzare e discutere le tue idee sotto forma di immagini, video e collegamenti, ecc.

Cos’altro è possibile per ridurre le riunioni e aumentare la produttività delle persone?

Marco Zampieri
Founder & CEO| Manager a Tempo Srl
marco.zampieri@manageratempo.com
www.manageratempo.com