Troppo spesso vediamo considerare il project management come un’attività per grandi imprese o aziende super strutturate. Le medio piccole imprese, invece, spesso si sentono esonerate o non adatte a questo tipo di gestione, un po’ come se non meritassero un’organizzazione più funzionale o come se il “ci siamo sempre arrangiati e riusciamo a fare senza tanti tecnicismi” fosse sufficiente. Oppure, quante volte abbiamo visto piccoli imprenditori o manager inviare all’alba indicazioni di lavoro ai propri collaboratori obbligandoli, di fatto, a programmare o riprogrammare la giornata lavorativa? E questo giorno dopo giorno, sempre così.
Il caos della disorganizzazione progettuale
Molto spesso, troppo spesso, la linea degli obiettivi da perseguire sta nella testa di un’unica persona che si prodiga nel cercare di tenere le fila del tutto, disperdendo così un’enorme quantità di energie che non trovano rispondenza nell’incremento del valore prodotto. Senza contare l’ovvio stress gestionale accusato da tutto il personale e dall’imprenditore in primis.
Organizzare il lavoro proprio, dei collaboratori e di tutta l’impresa significa stabilire quale sia la sinfonia da suonare e, ancor più, quale interpretazione dare all’unico spartito a cui far riferimento. Ognuno con il proprio strumento deve sentirsi parte dell’insieme e contribuire alla costruzione dell’opera complessiva e non di un singolo suono. (Parafrasando una delle metafore più diffuse nei corsi di formazione). Un’impresa è vincente quando tutti seguono un unico programma di lavoro, un unico obiettivo magari declinato in sotto obiettivi. Ancora troppo spesso nelle imprese si opera seguendo una routine quotidiana, magari dettata dalle quotidiane “picconate” dell’imprenditore o, più semplicemente, dalla consuetudine. Interi reparti operano lontani dalla consapevolezza dell’obiettivo aziendale, si vive e si opera in azienda come se la questione “obiettivi” fosse una mera necessità del reparto commerciale o un problema dell’imprenditore, agli altri non resta che eseguire o procedere al traino di altri.
La necessità progettuale di ordinare e organizzare
In ogni azienda lo svolgimento di alcune attività è possibile solo attraverso la strutturazione di un progetto specifico. Si pensi, ad esempio, all’apertura di una nuova sede o alla conquista di un nuovo mercato, alla sostituzione di un sistema gestionale dell’azienda o la messa in produzione di nuovi prodotti. Sono iniziative che richiedono il raggiungimento di un obiettivo preciso, in tempi certi, attraverso l’utilizzo di risorse determinate, ecc.
Ho incontrato imprenditori affascinati dall’idea del distribuire i propri prodotti o servizi attraverso il sistema in franchising. Solo dopo aver strutturato il progetto di sviluppo e averne valutato le condizioni generali e particolari gli imprenditori si sono resi conto che la loro idea non poteva essere realizzata, non a quelle condizioni. Nello sviluppo di un progetto è molto spesso anche la modalità che contribuisce a valutare la fattibilità o meno di un’idea o di un obiettivo da raggiungere.
Cosa fa sì che un progetto si consideri tale? Deve avere alcune caratteristiche minime: obiettivi, tempi, risorse. Deve necessariamente considerare il contesto endogeno ed esogeno, lo scenario di riferimento; i rischi possibili (del progetto e del business) ed il proprio “sistema di difesa”, quali cambiamenti apporterà e come armonizzare le fasi del cambiamento stesso, come gestire la transizione.
Qualsiasi modifica dello status quo di una organizzazione richiede un’attenta analisi e pianificazione. La pratica, vorrei dire la scienza, che si occupa di questo è il Project Management.
Il valore fondamentale del Project Management
Il Project Management è, quindi, una delle attività più importanti nell’impresa. Si dedica all’analisi, alla pianificazione, all’organizzazione ed al controllo del lavoro svolto e da svolgere. Definisce la tipologia e la dimensione delle risorse da coinvolgere (tempo, persone, denaro, ecc.) e gli obiettivi macro e micro da raggiungere. Opera attraverso tre grandi direttrici: persone, processi, informazioni/tecnologie. Permette di armonizzare il generale con il particolare e di donare una visione complessiva fra tutti i fattori coinvolti. È trasversale sia alle funzioni che ai processi organizzativi, coinvolge un team di specialisti provenienti dalle varie aree aziendali e li focalizza su di un risultato specifico.
La conquista di un mercato, ad esempio, non dipende solo dalla struttura commerciale e dalle sue capacità bensì da una serie di fattori a partire dalle disponibilità economiche (finanza), dalle capacità tecnologiche (macchinari, processi), dalle risorse umane disponibili e dalla loro qualità e addestramento, dalla logistica, dal controllo e dalla pianificazione strategica.
Il Project Manager, in sintesi, sussume attraverso la sua capacità organizzativa e direttiva le competenze e le informazioni dei singoli per produrre un risultato che modifica lo status quo dell’organizzazione e la accompagna fino all’obiettivo stabilito.
Ora, ripensate per favore alle attività che state svolgendo o vedete svolgere nelle aziende in cui operate indipendente dal vostro ruolo, siete ancora certi che si possa procedere senza strutturare i progetti? Voi, pensate davvero che avrebbero costruito il Colosseo o le piramidi senza un progetto? Ecco.
Cristina Bonetti
Temporary Manager Professionista specializzata nell’Area Organizzativa e Project Management
cristina.bonetti@manageratempo.com