Dare una definizione non è semplice, traducendo dall’inglese si potrebbe dire “colui che gestisce le facilities”. Ma cosa sono le facilities e come si gestiscono?
C’è una norma, la ISO 41011:2017, che per la prima volta cerca di esprimere lo scopo dell’attività di Facility Management: “migliorare la qualità della vita delle persone e la produttività del core business aziendale”. 

Dalla norma al contesto

Per la mia esperienza posso dire che sono d’accordo con quanto riportato in tale norma, anche se non è certo esaustivo e deve essere “declinato” di volta in volta nei rispettivi contesti. Le “facilities” possono quindi essere considerate l’insieme di tutti quei “servizi”, essenziali e non, che assicurano sì la business continuity, ma che permettono anche al personale di operare in un ambiente di lavoro confortevole. Conseguentemente si spazia dalla compliance normativa su salute, sicurezza e ambiente, ad attività che permettono all’azienda di mantenere le certificazioni in essere e a chiederne di nuove.

La mansione in questione veniva spesso svolta direttamente dal responsabile di sede, o delegata tutta o in parte al responsabile dei servizi generali. Comunque per la mia esperienza la funzione in questione spesso viene associata a colui che sovrintende/gestisce principalmente tutti gli impianti (e i relativi indici di efficienza) che servono al buon “andamento” dell’azienda (dall’illuminazione, all’energia elettrica al riscaldamento/raffreddamento), ”invadendo” a volte altri settori come manutenzione delle macchine di produzione, flotta aziendale, safety, security caldo/freddo ecc..  

Il ruolo del Facility Manager 

Bello! direbbe qualcuno. Il Facility Manager è gettonatissimo e gode di ampia visibilità. Purtroppo però spesso ci si accorge “che esiste” solo quando qualcosa non funziona o non risponde alle aspettative o qualcosa non è dove dovrebbe essere.

Uno dei progetti più interessanti che mi è capitato di coordinare è stato quando nei primi anni 2000 mi hanno incaricato di gestire l’integrazione di due sistemi di supervisione degli impianti, sistemi molto diversi tra loro, sia come tecnologia hardware che software (uno risaliva agli anni 70/80 e poi sviluppato per quanto possibile, l’altro era tra i top di quegli anni), il sistema risultante doveva essere accedibile da qualsiasi dispositivo una volta connesso ad internet (con i dovuti protocolli di sicurezza). Una volta integrati, il sistema risultante doveva avere anche la possibilità di essere utilizzato per ottimizzare il rendimento energetico (e quindi i consumi) degli impianti.

Ingegnere delle strutture o delle infrastrutture

Un’altra definizione che ho sentito utilizzare in merito alla figura del facility manager, principalmente negli Stati Uniti, è “ingegnere delle strutture o delle infrastrutture”. Questo perché nei primi anni ’90, quando i luoghi di lavoro degli Stati Uniti sono diventati più complessi, l’ambito di competenza richiesto non era più solo quello relativo all’impiantistica ma abbracciava altri “settori” e queste “figure” hanno cominciato a preferire il termine di ingegnere delle strutture perché rispecchiava più accuratamente le richieste multidisciplinari di conoscenze specializzate in una più ampia varietà di ambiti, non semplicemente in quello impiantistico.

Approccio multidisciplinare

Un Facility Manager deve avere la capacità di riuscire ad integrare il lavoro con vari ambiti come la gestione economica e finanziaria, l’architettura, l’ingegneria, e in alcuni casi scienze e psicologia. È quindi un mestiere complesso, che richiede un approccio multidisciplinare di ingegneria, management e altre discipline, competenze che non si acquisiscono in un giorno, perché si possono creare gravi danni economici, reputazionali, ambientali e di sicurezza.

L’evoluzione del Facility Manager

Oggi un facility manager di un’azienda strutturata ha in genere una responsabilità concreta relativamente all’ambito elettrico, la manutenzione, l’ambiente, la salute, la sicurezza, l’energia, i controlli, la strumentazione, l’ingegneria civile e le esigenze di HVAC. Solitamente fa parte del middle (o top) management con potere di firma e di spesa e quindi con un budget da gestire; e non è sempre agevole far quadrare un budget, gestire le richieste della produzione e della qualità, magari anche con un occhio al miglioramento delle performance, e il tutto rispettando gli obiettivi legati alla sicurezza e all’efficientamento energetico.

La necessità di esperienza di un Facility Manager varia ampiamente a seconda che la “gestione” sia relativa, ad esempio, ad un sito con una sola sede/plant o un campus con molteplici plants o ancora più siti lontani tra loro anche centinaia di chilometri, indipendentemente che si tratti di un ufficio, una scuola, un ospedale, un museo, un impianto di lavorazione/produzione, centro di elaborazione dati ecc.

I processi innovativi legati all’industria 4.0 e all’avvento della trasformazione digitale, coinvolgono sempre più pesantemente la gestione dell’edificio, degli impianti e dei servizi; ecco quindi che in questo contesto sempre più digitalizzato, la figura del Facility Manager diventa fondamentale, portando competenze e conoscenze che magari fino a poco prima non erano minimamente richieste in azienda, assumendo nel contempo un ruolo più gestionale e meno operativo.

 

Mauro Panzolato
Team Partner Veneto
Manager a Tempo® | Facility